Customer case: Smals

In de razendsnel evoluerende wereld van business automation is het belangrijk dat je het onderscheid begrijpt tussen twee veelvoorkomende benaderingen: low-code en no-code. Beide benaderingen hebben hun eigen voordelen. We lichten met plezier toe waarom low-code als de krachtigere keuze naar voren komt bij de automatisatie van complexere processen.

Maar eerst, wat is low-code?

Low-code is een benadering om software te realiseren door middel van visuele representaties met minimale handmatige programmeerinspanningen. Het stelt organisaties in staat applicaties sneller te ontwikkelen met behulp van een reeks bouwstenen in de vorm van voorgedefinieerde componenten. Zelfs zonder diepgaande programmeerkennis kunnen teams functionele oplossingen bouwen die de noden van een organisatie op maat ondersteunen.

En wat is no-code, ofwel zero-code?

No-code gaat nog een stap verder en elimineert de noodzaak van handmatig programmeren volledig. Het stelt gebruikers in staat om applicaties te realiseren door eenvoudige drag-and-drop functionaliteiten te combineren met configuratie middels formulieren. Dit maakt het realisatieproces nog toegankelijker voor mensen zonder enige programmeerervaring.

Voor het toepassen van no-code is geen programmeerkennis vereist. Het legt de nadruk op visuele ontwikkeling door middel van drag-and-drop functionaliteiten en stelt je in staat om zaken te personaliseren middels formulieren. Dit zorgt ervoor dat niet-technische gebruikers applicaties kunnen realiseren. Hoewel low-code ook gebruik maakt van visuele drag-and-drop functionaliteiten, vereist het daadwerkelijk automatiseren het gebruik van expressies. Dit kan worden gezien als korte regels codes of formules gelijkaardig aan complexere formules in Excel. Afhankelijk van het platform is de expressietaal al dan niet toegankelijker.

No-code is gericht op het bieden van eenvoud aan de eindgebruiker. Om deze eenvoud te bewerkstelligen, moet worden ingekort op het aantal functionaliteiten dat wordt geboden. Dit uit zich in platformen die zich richten op een specifieke scope. Denk aan het realiseren van een gebruikersinterface, het automatiseren van eenvoudige processen of het voorzien in een databank. De platformen zijn sterk binnen hun scope, maar bieden daarbuiten geen of een beperkte functionaliteit aan. Low-code gaat over een business-georiënteerde benadering, maar vertrekt niet vanuit het standpunt dat business zelf in staat moet zijn om een applicatie vanaf de grond op te bouwen. Hierdoor wordt een breder scala aan functionaliteiten aangeboden en is het middels configuratie mogelijk om zaken verder te personaliseren. Merk op dat hoewel low-code meer flexibiliteit biedt, er in een complexe omgeving toch nog altijd noden zullen zijn waarvoor je moet uitwijken naar een klassieke ontwikkelbenadering. Een juiste aanpak maakt dat dit perfect geharmoniseerd kan worden.

No-code is ideaal voor de realisatie van eenvoudige applicaties en de automatisatie van eenvoudige workflows. Kleine applicaties met een beperkte scope kunnen hier perfect in worden gerealiseerd. Deze benadering zal echter tekortschieten bij de automatisatie van complexe noden, zoals bedrijfsprocessen of -regels. Low-code is daarentegen de ideale oplossing om geavanceerde noden te ondersteunen. De visuele representaties maken de complexiteit inzichtelijk en behapbaar, waar de configuratiemogelijkheden ervoor zorgen dat deze complexiteit ook daadwerkelijk kan worden geautomatiseerd.

No-code focust volledig op business. In die mate dat het business-gebruikers zoals zakelijke analisten, marketeers en andere professionals zonder programmeerervaring in staat stelt om applicaties te realiseren. Hoewel low-code meer programmeerkennis vereist, heeft het ook een zeer sterke focus op business. Dit uit zich in de visuele representaties die worden gebruikt. Hierdoor is een applicatie niet langer een black box, maar kan een business gebruiker perfect zien welke logica door de applicatie wordt uitgevoerd. Daarnaast maakt deze benadering het mogelijk dat een applicatie na realisatie gedeeltelijk door business wordt onderhouden.

Ongeacht de benadering die wordt gehanteerd, dient in acht te worden genomen dat de realisatie van een applicatie tijd vergt en dat het gebruik van een platform een zekere inwerk-periode vereist. Door de toegankelijkheid en het beperkt aantal functionaliteiten van een no-code platform, zal een applicatie veel sneller kunnen worden gerealiseerd dan bij een klassieke ontwikkelbenadering. Low-code biedt een uitgebreidere functionaliteit aan, waardoor er meer handmatig moet worden geconfigureerd en er dus ook meer moet worden getest. Hoewel deze benadering dus trager zal zijn ten aanzien van no-code, zal er nog altijd een belangrijk verschil zijn ten aanzien van de klassieke ontwikkelbenadering. Voor beide benaderingen kan echter worden gesteld, dat er een zeer grote winst kan worden behaald bij de evolutie naar aanleiding van veranderende omstandigheden. Hier kan zeer snel op worden gereageerde door de inzichtelijke en snel aanpasbare visuele representaties.

Conclusie

Hoewel no-code zeker een toepassing kent in kleinere scenario's, is het de kracht en veelzijdigheid van low-code die bedrijven in staat stelt op maat gemaakte, schaalbare oplossingen te realiseren. Het is de sweet spot tussen snelheid, flexibiliteit en business-oriëntatie die low-code tot de winnende keuze maakt in de context van business automation.

‍

‍

In samenwerking met Smals realiseerden we in 2020 een nieuwe procesarchitectuur en IT-applicatie voor de COVID-19 contact tracing. Het resultaat: een wendbaar en schaalbaar platform dat klaar is voor de toekomst.

‍

Context

Smals is een vereniging van overheidsdiensten die ICT-services in gemeenschappelijk beheer aanbiedt en focust op de realisatie en het onderhoud van platformen en applicaties voor de sociale zekerheid en de zorgsector. Aan het begin van de coronacrisis in 2020 kreeg Smals de opdracht om de contact tracing in te richten, waaronder ook de aansturing van de callcenters. Een ongeziene opdracht onder een gigantische tijdsdruk.

‍

‍

Uitdagingen

Toen de tweede coronagolf over het land denderde, schakelde Smals onze expertise in om het platform en de achterliggende architectuur voor de aansturing van de callcenters te optimaliseren.

Procesoptimalisatie en generalisatie

Bij de orkestratie van de callcenters kwam heel wat kijken. Van het verwerken van testresultaten en telefoontjes tot het evalueren van PLF-formulieren en het afleveren van attesten. Eén van de uitdagingen bestond dan ook uit het efficiënt verwerken van miljoenen procesinstanties per dag.

Wekelijkse releases mogelijk maken

De vergaderingen van het overlegcomité resulteerden wekelijks in nieuwe functionaliteiten voor de applicatie, die in de meeste gevallen binnen een week moesten worden gerealiseerd. Dit ongebruikelijk hoge tempo vereiste een ontwikkelproces dat snelle iteraties mogelijk maakt.

Bedrijfsregels snel kunnen toepassen

De bedrijfsregels waren continu in beweging en varieerden per gewest. Deze complexe beslissingslogica moest niet enkel inzichtelijk zijn voor de gewesten zelf, maar moest ook vrijwel ogenblijkelijk kunnen worden gewijzigd.

‍

‍

Oplossingen

Een nieuwe architectuur gestoeld op de Prodigo Radar

Vanuit de noden van de gewesten dachten we na over een optimale strategie om in contacttracing te voorzien. Hierbij werd onder andere beroep gedaan op principes uit CRM (customer relationship management). Het operationaliseren van deze strategie gebeurde volgens de principes van de Prodigo Radar.

Business Automatisatie via een low-codeplatform

De resulterende IT-applicatie werd gerealiseerd gebruikmakende van businessgeoriënteerde DMN- en BPMN-modellen. De process engine Camunda werd ingezet voor het uitvoerbaar maken van deze modellen.

Belangrijke voordelen:

• De analyse (DMN- en BPMN-diagrammen) vormt de implementatie
• Het optimaal hergebruik van functionaliteiten en subprocessen
• De bedrijfslogica is in het beheer van de business (analisten)
• Het onmiddellijk doorvoeren van wijzigingen onder toezicht van IT.

‍

‍

Resultaten

Gestroomlijnde orkestratie

In minder dan twee maanden tijd realiseerden we samen met Smals een vernieuwde procesarchitectuur. Een complexe puzzel van processen, bedrijfs-regels, formulieren en integraties met externe partijen viel naadloos in elkaar, om zo de continuiteit van de callcenters te garanderen.

Wekelijkse nieuwe releases

Op vrijdag kwam het Overlegcomité samen, op maandag werden de vereisten gecommuniceerd en op donderdag moesten deze vereisten veelal in productie worden genomen. Een frequentie die voorheen ondenkbaar was, maar die middels het gebruik van de juiste low-code methodologie realistisch werd.

Onmiddellijk aanpasbare regels

Door de wijze waarop de bedrijfsregels in de process engine zijn geformuleerd, kunnen deze niet enkel met de business worden doorsproken, maar kunnen gewijzgde regels ook binnen enkele minuten in productie worden genomen. Een beduidend verschil in vergelijking tot een klassieke release-pijplijn.

Een toekomstgerichte applicatie

Hoewel het merendeel van de callcenters ondertussen werd gesloten, zorgt de modulaire opzet ervoor, dat verschillende componenten ook in de context van andere IT-oplossingen kunnen worden gebruikt. Dit maakt dat de investering die werd gedaan zich niet heeft beperkt tot een tijdelijke oplossing.

‍

‍

‍

In elke organisatie is efficiëntie het fundament voor langdurig succes. De bedrijfsprocessen vormen hierin een cruciale rol en bouwen mee aan snellere resultaten en een duurzame groei van de organisatie. Door bedrijfsprocessen inzichtelijk te maken, te optimaliseren en te automatiseren zorg je niet alleen voor een hogere efficiëntie. Hiermee breng je ook business en IT op één lijn.

‍

‍

Onze experten hebben ervaring met business automation in verschillende sectoren en geloven allemaal in een co-creatieverhaal waarbij open communicatie en transparante samenwerking tussen business en IT het fundament zijn voor een succesvolle implementatie van digitaliseringsprojecten. Business automation speelt hierbij een cruciale rol om twee werelden te laten samenkomen en efficiënt te laten samenwerken.

‍

‍

Hoe zorgt business automation voor een betere samenwerking?

In veel situaties liggen business en IT redelijk ver uit elkaar. Onder andere daarom spelen business analisten en projectmanagers zo’n belangrijke rol; zij vormen de brug tussen business en ontwikkelaars. Met business automation vervaagt die tweedeling en werken ze nauwer samen aan een gemeenschappelijk doel.

Business automation dient dus als katalysator voor een betere samenwerking:

• Om bedrijfsprocessen te automatiseren moet je deze ook documenteren en standaardiseren. Zo krijgen alle betrokkenen een duidelijk beeld van hoe bedrijfsactiviteiten verlopen. Dit zorgt voor transparantie en anticipeert op verwarring en misverstanden. De processen zorgen voor draagvlak en een gemeenschappelijke taal.
• Om bedrijfsprocessen in kaart te brengen is er vaak input nodig van zowel business als IT en worden overlegmomenten ingeburgerd (indien dit nog niet van toepassing was). Blijvende optimalisaties en updates van bedrijfsprocessen zorgen ervoor dat feedback van zowel IT als business nodig blijft, dus een langdurige, structurele samenwerking met open communicatielijnen is hier het gevolg.
• Business automation stelt bedrijven in staat om processen efficiënter te maken en tijd te besparen. Dit betekent dat zowel business als IT zich kunnen concentreren op meer strategische initiatieven in plaats van zich bezig te houden met repetitieve taken.

‍

‍

Vanuit business perspectief, je organisatie weet meer dan je denkt

Door medewerkers uit de business te betrekken bij het modelleren van de bedrijfsprocessen en -regels zorgen we ervoor dat die geen louter technische insteek krijgen maar vanuit een breder perspectief worden benaderd. De standaarden die wij hiervoor toepassen laten toe om complexe logica op toegankelijke wijze te representeren.

Bedrijfsregels werken we uit in SBVR (natuurlijke taal) en beslissingstabellen (DMN), terwijl we voor bedrijfsprocessen de BPMN-standaard gebruiken. Dossierbeheer? Hiervoor hanteren we eerder CMMN.

De gemodelleerde bedrijfsregels en -processen worden geconfigureerd in een gepast low-codeplatform waardoor de diagrammen inzichtelijk blijven. We kiezen altijd voor platformen die zich baseren op bovenstaande standaarden, zoals Camunda, Flowable, Skryv en vele andere. Deze aanpak verzekert een wendbaar en toekomstbestendig systeem waarbij medewerkers -na de benodigde opleiding- in staat zijn om zelf snel en adequaat in te spelen op wijzigingen in de processen en bedrijfsregels. In samenspraak met IT kunnen deze wijzigingen snel worden uitgerold. De keuze van het low-codeplatform en de opgezette governance rond wijzigingen zorgen opnieuw voor een nauwere samenwerking tussen beide partijen.

Kortom, business automation speelt een cruciale rol in het dichter bij elkaar brengen van business en IT door een gemeenschappelijke taal te creëren, transparantie te brengen en samenwerking te bevorderen. Dit leidt tot een meer agile en responsieve organisatie die beter in staat is om te voldoen aan de steeds veranderende eisen van de markt.

‍